2023年から普通自動車、2024年からは軽自動車も電子車検証に切り替わっており、電子車検証を情報更新する機会もあるかと思います。電子車検証の情報を書き換えるには記録等事務代行者になる必要があり、本記事では記録等事務代行者になるための手続き方法から実際に情報を書き換える際の手順まで解説いたします。
関連記事：電子車検証とは？ 車検証が電子化されることでの変更点を徹底解説【2024年1月より軽自動車にも適用】
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記録等事務代行制度とは？
記録等事務代行制度とは、自動車検査証の更新手続きにおける書き換え業務を行政機関に代わり、記録等事務代行者が行える仕組みです。これまでは車検証更新の度に陸運支局に出頭して書類の再発行を行っていましたが、電子車検証ではデジタル上で情報の書き換えが可能になるので陸運支局への出頭が不要になりました。ただし、デジタル上で情報を書き換えるには、国に申請して記録等事務代行者になる必要があります。
本制度の対象者
記録等事務代行者となる条件として以下にまとめたような特定事業者である必要があります。中古車販売店の皆様は指定整備工場コードを持っている場合に「指定整備事業者」に当てはまりますので、本記事では主に「指定整備事業者」への申請方法について取り上げております。ただし、指定整備工場コードをお持ちでない場合は記録等事務代行者の申請ができませんのでご注意ください。
・指定整備事業者
（例）ディーラー・整備工場など
・OSS申請代理人
（例）自販連・日整連・全軽自協、行政書士・行政書士法人
※中古車販売店の皆様は「OSS申請代理人」にはなれませんので、本記事ではOSS申請代理人の申請方法については割愛させていただきます。
指定整備事業者の手続き方法
申請に際して事前に準備しておくもの
・指定整備工場コード
・欠格事項に該当しない旨の宣誓書
・申請者本人の本人確認書類（下記いずれかの写し。法人は代表者のもの）
運転免許証 / 保険証 / パスポート / マイナンバーカード（写真の掲載がある面のみ）
・必要書類をダウンロードしておく以下のページの必要書類をダウンロードして、必要事項を記入しておく
https://www.kirokujimu-portal.mlit.go.jp/#/preparation
手順① 申請を行い、記録等事務代行者になる。
専用の申請サイトから記録等事務代行者の申請を行います。申請自体は10分ほどで完了し、審査に概ね30日程度掛かります。記録等事務代行者として認められた場合、ID/パスワード・委託通知書がメールで通知されます。以降は24時間いつでも電子車検証の情報の書き換えが可能になります。
申請サイト：https://www.kirokujimu-portal.mlit.go.jp/
申請手順
申請の手順は以下の8段階になります。以下の情報を記入して申請を行い、その内容を基に30日程度の審査が行われます。
1. 利用規約への同意
2. メールアドレスの入力
→入力したメールアドレスに登録用のURLが送付されます。
3. 営んでいる事業種別
→指定整備事業者を選択してください。
4. 代行業務の種別
→特定記録を選択してください。
5. 申請対象
→扱う車両が登録車及び軽自動車か、登録車のみか、軽自動車のみかを選択
6. 委託支局を選択
→ご利用の支局を選択してください。
7. 申請者基本情報
→氏名または企業名、住所、電話番号、指定整備工場コード、事業場の情報など…
8. 添付書類のアップロード
→事前に準備しておいた書類をアップロードしてください。
手順 ②アプリをダウンロードする
記録等事務代行者になると、申請を行った記録等事務代行者専用サイトにログインできるようになります。ログイン後記録等事務代行者専用のアプリをダウンロードして、そこから電子車検証の情報書き換え申請が可能になります。
記録等事務代行者専用サイト アプリログイン画面
https://www.kirokujimu-portal.mlit.go.jp/#/login
手順③ アプリを使って電子車検証の情報書き換えを行う
記録等事務代行者の専用アプリを開けるようになったら、ログイン画面から機器設定を行います。お使いになるICカードリーダーやプリンタを登録しておくことで電子車検証の読み取り、印刷ができるようになります。その後は電子車検証のICタグをICカードリーダーで読み取り、アプリ内で情報を書き換えることができます。
記録等事務代行者専用アプリに関するより詳細な利用方法は以下のマニュアルをご確認ください。https://www.oaspa.or.jp/data/03_file_download/0706_Manual.pdf
よくある質問
Q.申請の添付ファイルのサイズが上限の5MBを超えてしまいます。
A.イメージデータであれば、カラーを白黒にする、イメージ化の際に解像度を落とすことでファイルサイズを小さくすることができます。
Q.OSS申請の方法を教えてください。
A.OSS申請は、自動車保有関係手続きのワンストップサービスおよび軽自動車保有関係手続きのワンストップサービスのサイトにアクセスし、ご確認ください。なお、記録事務代行ポータルおよび記録事務代行アプリからは、OSS申請を行うことはできません。
Q.記録事務代行アプリを利用する際に利用料金等は発生するのでしょうか？
A.記録事務代行アプリの利用に利用料金は発生しません。ただし、アプリをインストールするパソコン、印刷で必要になるプリンタ、電子車検証の更新等に必要なICカードリーダライターおよびインターネット回線等の通信料等に関しては、利用者のご負担になります。
Q.電子車検証の書き換えにはどれくらい時間がかかりますか？
A.通信環境などによりますが、電子車検証の書き換えは1枚につき、3秒程度かかります。
Q.日本語以外での利用は可能でしょうか？
A.記録事務代行アプリは日本語のみの対応となっております。
まとめ
電子車検証ではデジタル上で車検証情報を変更することが可能になっています。これにより陸運支局への出頭が不要となりましたが、車検証情報を変更するためには「記録等事務代行者」として登録する必要があります。指定整備工場コードを持っている中古車販売店の皆様は申請して「記録等事務代行者」になることができるので、申請できる方はしておくことをオススメいたします。
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